Completado es un estado. La aceptación necesita un registro.
Por qué un trabajo marcado como completado no equivale a un trabajo que se pueda aprobar y pagar, y qué cambia cuando el registro se captura a medida que se hace el trabajo.
Por Toby Forman
Toda empresa de servicios de campo conoce ese momento. El ticket dice «completado». El técnico ya está en el siguiente emplazamiento. Y tres semanas después alguien está al teléfono intentando averiguar qué pasó en realidad.
Un trabajo completado es un estado. Le dice que el técnico cree que el trabajo está hecho. No le dice si el trabajo cumple lo que pidió su cliente, si la hora de más en el emplazamiento estaba acordada ni si la factura puede salir sin que nadie la cuestione. Para eso hace falta un registro.
Dónde aparece la brecha
En 18 años gestionando la ejecución en campo, nos encontramos una y otra vez con los mismos cinco costes:
- La segunda visita que podía haberse evitado, porque se pasó por alto una comprobación de aceptación antes de que el técnico se fuera del emplazamiento.
- La reparación que nadie puede atribuir, porque nadie registró qué se probó.
- La factura que hay que reconstruir, porque la aprobación del trabajo adicional está en la bandeja de entrada de alguien.
- El pago que espera una decisión, porque la aceptación está incompleta.
- El coste de financiar la brecha: el capital circulante inmovilizado entre el trabajo hecho y el cobrado, que cada uno de los otros cuatro alarga.
Ninguno de ellos es dramático por sí solo. Juntos explican por qué los servicios de campo resultan más difíciles de lo que deberían. Los explicamos con más detalle en nuestra página Quiénes somos y en nuestro libro blanco, El coste del trabajo sin acreditar.
Capturarlo una vez, mientras se hace el trabajo
La solución no es más papeleo. Es capturar la información adecuada una sola vez, en el momento en que es cierta, y mantenerla conectada:
- los requisitos y los criterios de aceptación, acordados antes de aceptar el trabajo;
- las evidencias del emplazamiento, capturadas frente a esos requisitos;
- cualquier cambio, con su autorización, guardado junto al trabajo;
- la decisión de aceptación, conectada con la factura.
Cuando esos cuatro elementos se mantienen juntos, la persona que aprueba el trabajo puede ver qué está aprobando, y la empresa o el técnico que lo hizo puede remitirse al registro en lugar de reconstruirlo.
Por qué creamos FortyFive
Creamos FortyFive porque lo necesitábamos nosotros mismos. Ofrece a la empresa que responde ante el cliente una forma de definir el estándar, gestionar a sus equipos y colaboradores y ver las evidencias de cada trabajo completado, y conecta el trabajo aceptado con la facturación y el pago. Funciona de forma independiente desde el primer trabajo, sin necesidad de integración.
Si alguno de estos cinco costes le resulta familiar, nos gustaría enseñarle cómo funciona. Solicite una demostración.