Concluído é um estado. A aceitação precisa de um registo.
Porque é que um trabalho marcado como concluído não é o mesmo que trabalho que pode ser aprovado e pago, e o que muda quando o registo é feito à medida que o trabalho acontece.
Por Toby Forman
Todas as empresas de serviços de campo conhecem o momento. O ticket diz «concluído». O técnico já seguiu para o local seguinte. E, três semanas depois, alguém está ao telefone a tentar perceber o que aconteceu de facto.
Um trabalho concluído é um estado. Diz-lhe que o técnico acredita que o trabalho está feito. Não lhe diz se o trabalho cumpre o que o seu cliente pediu, se a hora extra no local foi acordada ou se a fatura pode seguir sem levantar dúvidas. Para isso, é preciso um registo.
Onde o intervalo se manifesta
Em 18 anos a gerir a execução no terreno, deparámo-nos sempre com os mesmos cinco custos:
- A segunda deslocação que podia ter sido evitada, porque uma verificação de aceitação falhou antes de o técnico sair do local.
- O retrabalho que ninguém consegue atribuir, porque ninguém registou o que foi testado.
- A fatura que tem de ser reconstruída, porque a aprovação do trabalho adicional está na caixa de correio de alguém.
- O pagamento à espera de uma decisão, porque a aceitação está incompleta.
- O custo de suportar o intervalo: o fundo de maneio imobilizado entre a execução e o pagamento, que cada um dos outros quatro torna mais longo.
Nenhum destes é dramático por si só. Juntos, são a razão pela qual os serviços de campo parecem mais difíceis do que deviam. Descrevemo-los com mais pormenor na nossa página Sobre nós e no nosso livro branco, O custo do trabalho não comprovado.
Registar uma vez, à medida que o trabalho acontece
A solução não é mais papelada. É registar a informação certa uma só vez, no momento em que é verdadeira, e mantê-la ligada:
- os requisitos e os critérios de aceitação, acordados antes de o trabalho ser aceite;
- as evidências do local, recolhidas face a esses requisitos;
- qualquer alteração, com a respetiva autorização, guardada com o trabalho;
- a decisão de aceitação, ligada à fatura.
Quando estes quatro elementos se mantêm juntos, quem aprova o trabalho consegue ver o que está a aprovar, e a empresa ou o técnico que o executou pode remeter para o registo em vez de o reconstruir.
Porque criámos a FortyFive
Criámos a FortyFive porque precisávamos dela. Dá à empresa que responde perante o cliente uma forma de definir o padrão, gerir equipas e parceiros e ver as evidências por trás de cada trabalho concluído, e liga o trabalho aceite à faturação e ao pagamento. Funciona de forma autónoma desde o primeiro trabalho, sem necessidade de integração.
Se algum dos cinco custos lhe parece familiar, gostaríamos de lhe mostrar como funciona. Agende uma demonstração.