Il completamento è uno stato. L'accettazione richiede una documentazione.
Perché un intervento segnato come completato non equivale a un lavoro che si può approvare e pagare, e cosa cambia quando la documentazione viene raccolta mentre il lavoro avviene.
Di Toby Forman
Ogni azienda di servizi sul campo conosce quel momento. Il ticket dice completato. Il tecnico è già passato al sito successivo. E tre settimane dopo qualcuno è al telefono a cercare di capire cosa sia successo davvero.
Un intervento completato è uno stato. Le dice che il tecnico ritiene il lavoro concluso. Non le dice se il lavoro rispetta ciò che il suo cliente ha chiesto, se l’ora in più passata in sito era stata concordata o se la fattura può partire senza contestazioni. Per questo serve una documentazione.
Dove emerge il divario
In 18 anni di gestione della delivery sul campo ci siamo imbattuti sempre negli stessi cinque costi:
- Il secondo intervento che si poteva evitare, perché un controllo di accettazione è stato saltato prima che il tecnico lasciasse il sito.
- La rilavorazione che nessuno può attribuire, perché nessuno ha registrato cosa è stato testato.
- La fattura da ricostruire, perché l’approvazione del lavoro aggiuntivo è finita nella casella di posta di qualcuno.
- Il pagamento in attesa di una decisione, perché l’accettazione è incompleta.
- Il costo di finanziare il divario: il capitale circolante immobilizzato tra esecuzione e pagamento, che ciascuno degli altri quattro allunga.
Nessuno di questi, da solo, è drammatico. Messi insieme, spiegano perché i servizi sul campo sembrano più difficili di quanto dovrebbero. Li illustriamo più in dettaglio nella nostra pagina Chi siamo e nel nostro white paper, Il costo del lavoro non comprovato.
Raccoglierla una volta, mentre il lavoro avviene
La soluzione non è più burocrazia. È raccogliere le informazioni giuste una volta sola, nel momento in cui sono vere, e mantenerle collegate:
- i requisiti e i criteri di accettazione, concordati prima che l’intervento venga accettato;
- le evidenze dal sito, raccolte in base a quei requisiti;
- ogni variazione, con la relativa autorizzazione, tenuta insieme all’intervento;
- la decisione di accettazione, collegata alla fattura.
Quando questi quattro elementi restano insieme, chi approva il lavoro può vedere cosa sta approvando, e l’azienda o il tecnico che lo ha eseguito può fare riferimento alla documentazione invece di ricostruirla.
Perché abbiamo creato FortyFive
Abbiamo creato FortyFive perché ne avevamo bisogno noi per primi. Offre all’azienda che risponde al cliente un modo per definire lo standard, gestire team e partner e vedere le evidenze alla base di ogni intervento completato, e collega il lavoro accettato a fatturazione e pagamento. Funziona in autonomia dal primo intervento, senza integrazioni.
Se uno qualsiasi dei cinque costi le suona familiare, ci farebbe piacere mostrarle come funziona. Prenoti una demo.