Afgerond is een status. Acceptatie vraagt om een dossier.
Waarom een opdracht die als afgerond is gemarkeerd niet hetzelfde is als werk dat kan worden goedgekeurd en betaald, en wat er verandert wanneer het dossier wordt vastgelegd terwijl het werk gebeurt.
Door Toby Forman
Elk field-servicebedrijf kent het moment. Het ticket staat op afgerond. De monteur is al door naar de volgende locatie. En drie weken later zit iemand aan de telefoon om uit te zoeken wat er nu eigenlijk is gebeurd.
Een afgeronde opdracht is een status. Die vertelt u dat de monteur denkt dat het werk klaar is. Die vertelt u niet of het werk voldoet aan wat uw klant heeft gevraagd, of het extra uur op locatie was afgesproken, of dat de factuur de deur uit kan zonder dat er vragen komen. Daarvoor is een dossier nodig.
Waar de kloof zichtbaar wordt
In achttien jaar field-uitvoering kwamen we steeds dezelfde vijf kosten tegen:
- Het vermijdbare tweede bezoek, omdat een acceptatiecontrole werd gemist voordat de monteur de locatie verliet.
- Herstelwerk dat niemand kan toewijzen, omdat niemand heeft vastgelegd wat er is getest.
- De factuur die moet worden gereconstrueerd, omdat de goedkeuring voor meerwerk in iemands inbox zit.
- De betaling die op een besluit wacht, omdat de acceptatie onvolledig is.
- De kosten van het overbruggen van de kloof: het werkkapitaal dat vastzit tussen klaar en betaald, en dat elk van de andere vier langer maakt.
Geen van deze kosten is op zichzelf dramatisch. Samen verklaren ze waarom field services zwaarder aanvoelt dan nodig is. We zetten ze uitgebreider uiteen op onze Over ons-pagina en in onze whitepaper, De kosten van onbewezen werk.
Leg het één keer vast, terwijl het werk gebeurt
De oplossing is niet meer papierwerk. Het gaat erom de juiste informatie één keer vast te leggen, op het moment dat die klopt, en die gekoppeld te houden:
- de eisen en acceptatiecriteria, afgesproken voordat de opdracht wordt geaccepteerd;
- het bewijs van de locatie, vastgelegd aan de hand van die eisen;
- elke wijziging, met de autorisatie ervan, bewaard bij de opdracht;
- het acceptatiebesluit, gekoppeld aan de factuur.
Als die vier bij elkaar blijven, kan degene die het werk goedkeurt zien wat hij goedkeurt, en kan het bedrijf of de monteur die het werk heeft gedaan naar het dossier verwijzen in plaats van het te reconstrueren.
Waarom we FortyFive hebben gebouwd
We hebben FortyFive gebouwd omdat we het zelf nodig hadden. Het geeft het bedrijf dat verantwoording aflegt aan de klant een manier om de standaard te bepalen, teams en partners aan te sturen en het bewijs achter elke afgeronde opdracht te zien, en het koppelt geaccepteerd werk aan facturatie en betaling. Het werkt zelfstandig vanaf de eerste opdracht, zonder integratie.
Komt een van de vijf kosten u bekend voor, dan laten we u graag zien hoe het werkt. Plan een rondleiding.