Die Lücke zwischen Erledigung und Zahlung: die Tage zwischen Abschluss der Arbeit und Zahlungseingang

Die vier Phasen

Die Lücke lässt sich leichter verkürzen, wenn man sie in ihre Bestandteile zerlegt:

1. Von der Fertigstellung zum Nachweis: wie lange es dauert, bis die Dokumentation des Einsatzes (Fotos, Tests, Abnahme) bei den Personen ankommt, die sie prüfen.
2. Vom Nachweis zur Abnahme: wie lange der Prüfer braucht, um die Arbeit abzunehmen oder eine konkrete Abweichung zu melden.
3. Von der Abnahme zur Rechnung: wie lange es dauert, aus abgenommener Arbeit, vereinbarten Sätzen und genehmigten Änderungen eine Rechnung zu machen.
4. Von der Rechnung zur Zahlung: die Zahlungsbedingungen und das Zahlungsverhalten des Kunden, oft als Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) gemessen.

Die meisten Unternehmen verfolgen nur die letzte Phase. In den ersten drei stecken oft die vermeidbaren Tage – und sie liegen im Einflussbereich des Dienstleisters.

Warum sie wichtig ist

Jeder Tag in der Lücke ist gebundenes Working Capital: Löhne, Zahlungen an Subunternehmer, Fahrzeuge und Material, bezahlt für Arbeit, die selbst noch nicht bezahlt ist. Für ein Unternehmen mit stetigem Auftragsfluss bedeutet eine längere Lücke mehr Liquidität, die dauerhaft im Kreislauf gebunden ist, mehr Fremdfinanzierung oder mehr Druck, die eigenen Partner später zu bezahlen.

Die Lücke verstärkt sich zudem entlang der Kette. Wird das verantwortliche Unternehmen spät bezahlt, gilt das meist auch für seine Subunternehmer – und der Techniker vor Ort wird oft als Allerletzter bezahlt.

Was das Recht zum Zahlungsverzug sagt

Zahlungsbedingungen sind eine Frage von Vertrag und Gesetz und unterscheiden sich von Land zu Land:

• Im Vereinigten Königreich erlaubt der Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 Unternehmen, bei verspäteten Zahlungen im Geschäftsverkehr gesetzliche Verzugszinsen in Höhe von 8 % über dem Leitzins der Bank of England sowie eine pauschale Entschädigung zu verlangen.
• In der EU begrenzt die Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU) Zahlungsfristen zwischen Unternehmen auf 60 Tage, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist und dies für den Gläubiger nicht grob nachteilig ist, und für öffentliche Stellen in der Regel auf 30 Tage.

Diese Regeln betreffen die Phase von der Rechnung bis zur Zahlung. Für die Tage, die verloren gehen, bevor überhaupt eine Rechnung gestellt werden kann, leisten sie nichts – deshalb verdienen die früheren Phasen Aufmerksamkeit.

Wie man sie misst

• Erfassen Sie für jeden Einsatz fünf Zeitstempel: erledigt, Nachweise eingereicht, abgenommen, abgerechnet, dann bezahlt.
• Weisen Sie Median und Streuung jeder Phase aus, nach Kunde, Partner und Einsatzart.
• Ordnen Sie Verzögerungen in den ersten drei Phasen eine Ursache zu: fehlende Nachweise, Warten auf den Prüfer, strittige Änderung, Rückfrage zu Sätzen.
• Multiplizieren Sie die Tage mit Ihren Finanzierungskosten, um zu sehen, was die Lücke an Liquidität kostet.

Wie man sie verkürzt

• Nachweise vor Ort erfassen, damit sie noch am selben Tag beim Prüfer sind.
• Abnahmekriterien vor dem Einsatz festlegen, damit die Prüfung ein Abgleich ist und keine Ermittlung.
• Änderungen freigeben, wenn sie entstehen, damit die Rechnung nicht durch eine Rückfrage zu Zusatzarbeiten aufgehalten wird.
• Die Rechnung aus der abgenommenen Einsatzakte erstellen, nicht aus einer separaten Tabelle.
• Zahlungsbedingungen vereinbaren, die mit der Abnahme beginnen, und die Abnahme schnell machen.

Jede der fünf Kosten unbelegter Arbeit fügt der Lücke Tage hinzu. Sie zu beseitigen, ist der günstigste Weg, sie zu verkürzen.

Wie FortyFive die Lücke verkürzt

FortyFive verbindet die Phasen in einer Einsatzakte: Die Nachweise des Technikers gehen direkt in die Prüfung, die Abnahme wird anhand der Kriterien dokumentiert, und die Rechnung ergibt sich aus der abgenommenen Arbeit. FortyFive | Pay wird entwickelt, um diese Akte mit der Zahlung zu verbinden; Factoring und verlängerte Zahlungsziele sind über Finanzierungspartner geplant, vorbehaltlich Eignung und Bedingungen. Sehen Sie, wie ein Einsatz FortyFive durchläuft.

Quellen

• Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, legislation.gov.uk.
• Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr, EUR-Lex.
• McGrathNicol, Working Capital Report 2024: Building Products: durchschnittliche DSO von 53,7 Tagen in einer australischen Stichprobe aus einem angrenzenden Sektor.
• FortyFive, Die Kosten unbelegter Arbeit, Whitepaper, 2026.