De kloof tussen klaar en betaald: de dagen tussen het afronden van het werk en de betaling

De vier fasen

De kloof is makkelijker te verkorten als u haar opdeelt in haar onderdelen:

1. Van afronding tot bewijs: hoe lang het duurt voordat het dossier van de opdracht (foto’s, tests, aftekening) de mensen bereikt die het beoordelen.
2. Van bewijs tot acceptatie: hoe lang de beoordelaar erover doet om het werk te accepteren of een specifieke uitzondering te melden.
3. Van acceptatie tot factuur: hoe lang het duurt om geaccepteerd werk, afgesproken tarieven en goedgekeurde wijzigingen om te zetten in een factuur.
4. Van factuur tot betaling: de betalingstermijnen en het betaalgedrag van de klant, vaak gemeten als DSO (days sales outstanding).

De meeste bedrijven volgen alleen de laatste fase. In de eerste drie zitten vaak de vermijdbare dagen, en die heeft de leverancier zelf in de hand.

Waarom het belangrijk is

Elke dag in de kloof is werkkapitaal dat vastzit: lonen, betalingen aan onderaannemers, voertuigen en materialen, betaald voor werk waarvoor nog niet is betaald. Voor een bedrijf met een gestage stroom opdrachten betekent een langere kloof dat er permanent meer geld vastzit in de cyclus, dat er meer moet worden geleend of dat de druk toeneemt om de eigen partners later te betalen.

De kloof stapelt zich bovendien op in de keten. Wordt het verantwoordelijke bedrijf laat betaald, dan worden zijn onderaannemers dat meestal ook, en de monteur op locatie wordt vaak als allerlaatste betaald.

Wat de wet zegt over late betaling

Betalingstermijnen zijn een kwestie van contract en wetgeving, en verschillen per land:

• In het Verenigd Koninkrijk geeft de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 bedrijven het recht om wettelijke rente te vorderen over te late zakelijke betalingen, van 8% boven de basisrente van de Bank of England, plus een vaste vergoeding.
• In de EU beperkt de Richtlijn betalingsachterstand (2011/7/EU) betalingstermijnen tussen bedrijven tot 60 dagen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen en niet kennelijk onbillijk voor de schuldeiser, en voor overheidsinstanties in het algemeen tot 30 dagen.

Deze regels gelden voor de fase van factuur tot betaling. Ze doen niets aan de dagen die verloren gaan voordat er gefactureerd kan worden, en daarom verdienen de eerdere fasen aandacht.

Hoe u het meet

• Leg voor elke opdracht de tijdstippen vast: afgerond, bewijs ingediend, geaccepteerd, gefactureerd en daarna betaald.
• Rapporteer de mediaan en de spreiding van elke fase, per klant, partner en type opdracht.
• Label de oorzaak van vertragingen in de eerste drie fasen: ontbrekend bewijs, wachten op de beoordelaar, betwiste wijziging, vraag over het tarief.
• Vermenigvuldig het aantal dagen met uw financieringskosten om te zien wat de kloof u aan geld kost.

Hoe u het verkort

• Leg bewijs vast op locatie, zodat het de beoordelaar dezelfde dag bereikt.
• Stel acceptatiecriteria vast vóór de opdracht, zodat beoordelen een controle is en geen onderzoek.
• Keur wijzigingen goed wanneer ze zich voordoen, zodat de factuur niet blijft hangen op een vraag over meerwerk.
• Stel de factuur op vanuit het geaccepteerde dossier, niet vanuit een aparte spreadsheet.
• Spreek betalingstermijnen af die ingaan bij acceptatie, en zorg dat acceptatie snel gaat.

Elk van de vijf kosten van onbewezen werk voegt dagen toe aan de kloof. Die kosten wegnemen is de goedkoopste manier om haar te verkorten.

Hoe FortyFive de kloof verkort

FortyFive verbindt de fasen in één dossier: het bewijs van de monteur gaat direct ter beoordeling, de acceptatie wordt vastgelegd aan de hand van de criteria en de factuur wordt opgesteld op basis van het geaccepteerde werk. FortyFive | Pay wordt ontwikkeld om dat dossier aan betaling te koppelen, met factoring en verlengde betalingstermijnen gepland via financieringspartners, onder voorbehoud van geschiktheid en voorwaarden. Zie hoe een opdracht door FortyFive loopt.

Bronnen

• Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, legislation.gov.uk.
• Richtlijn 2011/7/EU betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, EUR-Lex.
• McGrathNicol, Working Capital Report 2024: Building Products: gemiddelde DSO van 53,7 dagen in een Australische steekproef uit een aanverwante sector.
• FortyFive, De kosten van onbewezen werk, whitepaper, 2026.