O intervalo entre a execução e o pagamento: os dias entre concluir o trabalho e receber

As quatro fases

O intervalo é mais fácil de encurtar quando é dividido nas suas partes:

1. Da conclusão às evidências: quanto tempo demora o registo do trabalho (fotografias, testes, aprovação) a chegar a quem o revê.
2. Das evidências à aceitação: quanto tempo o revisor demora a aceitar o trabalho ou a levantar uma exceção concreta.
3. Da aceitação à fatura: quanto tempo demora a transformar o trabalho aceite, as tarifas acordadas e as alterações aprovadas numa fatura.
4. Da fatura ao pagamento: os prazos e o comportamento de pagamento do cliente, muitas vezes medidos como prazo médio de recebimentos (DSO).

A maioria das empresas acompanha apenas a última fase. As três primeiras são muitas vezes onde estão os dias evitáveis, e estão sob o controlo do fornecedor.

Porque é importante

Cada dia no intervalo é fundo de maneio imobilizado: salários, pagamentos a subcontratados, viaturas e materiais pagos por trabalho que ainda não foi pago. Para uma empresa com um fluxo constante de trabalhos, um intervalo mais longo significa mais dinheiro permanentemente preso no ciclo, mais endividamento ou mais pressão para atrasar o pagamento aos seus próprios parceiros.

O intervalo também se agrava ao longo da cadeia. Se a empresa responsável recebe tarde, normalmente os seus subcontratados também, e o técnico no local é muitas vezes o último de todos a receber.

O que diz a lei sobre os atrasos de pagamento

Os prazos de pagamento são matéria contratual e legal, e variam de país para país:

• No Reino Unido, a Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 permite às empresas exigir juros legais sobre pagamentos comerciais em atraso, à taxa de 8% acima da taxa de referência do Bank of England, acrescidos de uma indemnização fixa.
• Na UE, a Diretiva relativa aos atrasos de pagamento (2011/7/UE) limita os prazos de pagamento entre empresas a 60 dias, salvo acordo expresso em contrário que não seja manifestamente abusivo para o credor, e os das entidades públicas, em geral, a 30 dias.

Estas regras regem a fase entre a fatura e o pagamento. Nada fazem pelos dias perdidos antes de ser possível emitir uma fatura, e é por isso que as fases anteriores merecem atenção.

Como medi-lo

• Registe cinco marcas temporais para cada trabalho: concluído, evidências submetidas, aceite, faturado e, depois, pago.
• Reporte a mediana e a dispersão de cada fase, por cliente, parceiro e tipo de trabalho.
• Identifique a causa dos atrasos nas três primeiras fases: evidências em falta, à espera do revisor, alteração contestada, dúvida sobre tarifas.
• Multiplique os dias pelo seu custo de financiamento para ver quanto custa o intervalo em dinheiro.

Como encurtá-lo

• Recolha as evidências no local, para que cheguem ao revisor no próprio dia.
• Defina os critérios de aceitação antes do trabalho, para que a revisão seja uma verificação e não uma investigação.
• Aprove as alterações à medida que acontecem, para que a fatura não fique retida por uma dúvida sobre trabalho adicional.
• Emita a fatura a partir do registo aceite, e não de uma folha de cálculo à parte.
• Acorde prazos de pagamento que contem a partir da aceitação, e torne a aceitação rápida.

Cada um dos cinco custos do trabalho não comprovado acrescenta dias ao intervalo. Removê-los é a forma mais barata de o encurtar.

Como a FortyFive encurta o intervalo

A FortyFive liga as fases num único registo: as evidências do técnico seguem diretamente para revisão, a aceitação é registada face aos critérios e a fatura resulta do trabalho aceite. O FortyFive | Pay está a ser desenvolvido para ligar esse registo ao pagamento, com factoring e prazos de pagamento alargados previstos através de parceiros financeiros, sujeitos a elegibilidade e condições. Veja como um trabalho avança na FortyFive.

Fontes

• Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, legislation.gov.uk.
• Diretiva 2011/7/UE que estabelece medidas de luta contra os atrasos de pagamento nas transações comerciais, EUR-Lex.
• McGrathNicol, Working Capital Report 2024: Building Products: DSO médio de 53,7 dias numa amostra australiana de um setor adjacente.
• FortyFive, O custo do trabalho não comprovado, livro branco, 2026.