Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie FHBM LIMITED („FortyFive“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt und verwendet, wenn Sie fortyfive.work besuchen, uns kontaktieren, uns auf einer Veranstaltung treffen oder die FortyFive-Plattform nutzen. Sie ist darauf ausgerichtet, die UK GDPR, den Data Protection Act 2018 und, soweit anwendbar, die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen.

Wer wir sind

FHBM LIMITED ist ein in England und Wales unter der Firmennummer 17531601 eingetragenes Unternehmen mit eingetragenem Sitz in c/o Azets, Victory House, Vision Park, Histon, Cambridge CB24 9ZR, United Kingdom. Wir sind Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten, sofern wir unten nichts anderes angeben.

Kontakt für Fragen zum Datenschutz: [email protected].

Wann wir Auftragsverarbeiter sind

Wenn ein Unternehmen die FortyFive-Plattform zur Steuerung seiner Außendienstarbeit nutzt, entscheidet dieses Unternehmen, welche Einsatzdaten erhoben werden und warum. Für diese operativen Daten (Einsätze, Standortdaten, Nachweise, Freigaben) ist das Unternehmen Verantwortlicher, und FortyFive handelt als sein Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Befinden sich Ihre Daten auf der Plattform, weil ein Unternehmen Arbeit bei Ihnen oder in Ihrem Namen beauftragt hat, gilt auch die Datenschutzerklärung dieses Unternehmens, und Sie können sich mit Fragen zu Ihren Daten an dieses wenden.

Welche Daten wir erheben

Wenn Sie die Website besuchen. Unsere Hosting- und Sicherheitsanbieter verarbeiten technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp und Zeitpunkt der Anfragen, um die Website bereitzustellen und vor Missbrauch zu schützen. Wir messen Besuche mit Plausible Analytics, das keine Cookies setzt und keine personenbezogenen Daten speichert, und – nur wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren – mit Google Analytics 4 (Rechtsgrundlage: Einwilligung). Siehe unseren Cookie-Hinweis.

Wenn Sie uns kontaktieren oder treffen. Ihr Name, Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, Ihre Organisation, Ihre Funktion und was Sie uns mitteilen – per E-Mail, auf einer Veranstaltung oder in einem Meeting.

Wenn wir Ihnen geschäftliche Neuigkeiten senden. Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihr Name und Ihre Organisation sowie die Information, ob Sie unsere E-Mails öffnen oder darin enthaltene Links anklicken, damit wir unseren Verteiler relevant halten können. Sie können sich jederzeit abmelden.

Wenn Sie die Plattform nutzen. Je nach Ihrer Rolle:

• Kontodaten: Name, geschäftliche Kontaktdaten, Organisation, Funktion, Anmelde- und Sicherheitsinformationen;
• bei Technikern und Delivery-Partnern: Unternehmens- und Identitätsangaben, Fähigkeiten, Zertifizierungen, Versicherungs- und Arbeitserlaubnisnachweise, soweit ein Kunde sie verlangt, Verfügbarkeit, Bewertungen und Einsatzhistorie;
• Leistungsdokumentation: Fotos, Testergebnisse, Notizen, Unterschriften, Zeitpunkte und Gerätestandort, erfasst als Teil des Arbeitsnachweises vor Ort;
• kaufmännische Unterlagen: Sätze, Freigaben, Rechnungen und Zahlungsdaten, die zur Abrechnung und Bezahlung der Arbeit erforderlich sind.

Wozu wir sie verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage

Zweck	Rechtsgrundlage
Beantwortung von Anfragen und Vereinbarung von Terminen	Berechtigtes Interesse, Unternehmen zu antworten, die uns kontaktieren
Versand geschäftlicher Neuigkeiten über FortyFive	Berechtigtes Interesse (Geschäftskontakte) oder Einwilligung, wo gesetzlich erforderlich
Bereitstellung der Plattform und Unterstützung der Nutzer	Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder Ihrer Organisation
Überprüfung von Technikern und Delivery-Partnern	Berechtigtes Interesse von FortyFive und seinen Kunden an einem verlässlichen, sicheren Dienst; rechtliche Verpflichtung, wo Überprüfungen gesetzlich vorgeschrieben sind
Abrechnung, Zahlungen und Aufbewahrung von Unterlagen	Vertrag und rechtliche Verpflichtung (Steuern und Buchhaltung)
Sicherheit, Betrugsprävention und Verbesserung des Dienstes	Berechtigtes Interesse am Betrieb eines sicheren, verlässlichen Dienstes

Standort- und Nachweisdaten, die vor Ort erfasst werden, dienen dazu, zu dokumentieren, was wo und wann getan wurde. Wir nutzen sie nicht, um Personen außerhalb der von ihnen angenommenen Einsätze zu verfolgen.

An wen wir sie weitergeben

• Unternehmen auf der Plattform, soweit für die Arbeit erforderlich: Ein beauftragendes Unternehmen sieht das Profil und die Leistungsdokumentation der Personen, die die Arbeit ausführen, und diese sehen die Einsatzdetails, die sie benötigen.
• Dienstleister, die unsere Systeme für uns hosten und betreiben, aufgeführt auf unserer Seite zu Unterauftragsverarbeitern.
• Finanzierungspartner, nur wenn Zahlungs- oder Finanzierungsleistungen eingeführt werden und Sie oder Ihre Organisation sich für deren Nutzung entscheiden.
• Berufliche Berater, Versicherer und Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Internationale Übermittlungen

Einige unserer Anbieter verarbeiten Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums. In diesen Fällen stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss oder treffen geeignete Garantien, etwa das UK International Data Transfer Agreement oder die EU-Standardvertragsklauseln.

Wie lange wir sie aufbewahren

Anfrage- und Kontaktdaten bewahren wir bis zu 24 Monate nach unserem letzten Kontakt auf, sofern sich keine Geschäftsbeziehung ergibt. Kontodaten der Plattform werden aufbewahrt, solange das Konto aktiv ist. Leistungs- und kaufmännische Unterlagen werden so lange aufbewahrt, wie das beauftragende Unternehmen es verlangt und wie es für Steuern, Buchhaltung und Rechtsansprüche erforderlich ist, in der Regel sechs Jahre nach Ende des jeweiligen Vertrags. Die Leistungsdokumentation ist manipulationssicher: Korrekturen werden protokolliert statt überschrieben. Das wirkt sich darauf aus, wie Löschanfragen für Unterlagen behandelt werden, auf die sich andere verlassen.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung verlangen, die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen oder ihr widersprechen und eine Kopie der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem übertragbaren Format erhalten. Wo wir uns auf eine Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit widerrufen. Schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren: im Vereinigten Königreich beim Information Commissioner’s Office (ico.org.uk), in der EU bei der Behörde des Landes, in dem Sie leben oder arbeiten.

Sicherheit

Wir schützen personenbezogene Daten durch Zugriffskontrollen, Verschlüsselung bei der Übertragung und die Trennung der Daten jedes Kunden von denen aller anderen Kunden. Kein System ist vollkommen sicher; wenn uns eine Verletzung bekannt wird, die Sie betrifft, informieren wir Sie und die zuständige Behörde, wie es das Gesetz verlangt.

Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich FortyFive und seine Leistungen weiterentwickeln. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.