Alterações nos serviços de campo: acordar mudanças ao âmbito, ao prazo e ao custo
Porque são importantes as alterações
O trabalho de campo raramente corre exatamente como planeado. O acesso é diferente do que indicava o levantamento, uma peça não está onde devia, ou o cliente pede mais uma coisa enquanto o técnico está no local. Nada disto é, em si, um problema. O problema é uma alteração que é executada mas não acordada: transforma-se numa linha da fatura que o cliente não reconhece e num litígio que ninguém queria.
O que contém um bom registo de alteração
- O que mudou, e porquê, nas palavras de quem está no local.
- O impacto no prazo, no custo ou no resto do trabalho.
- Quem a aprovou, quando e dentro de que limites acordados.
- As evidências que a sustentam, como uma fotografia do acesso bloqueado ou um recibo.
Quando a acordar
O mais perto possível do momento em que surge e, sempre que for viável, antes de o custo ser incorrido. Uma alteração acordada no trabalho acompanha-o até à aceitação e à faturação. Uma alteração discutida depois do facto tem de ser reconstruída a partir de emails e recibos.
Como a FortyFive trata as alterações
Na FortyFive, o técnico levanta a alteração no trabalho e esta segue para a pessoa designada para a aprovar, com o respetivo impacto no prazo ou no preço. A proposta, a aprovação e as evidências ficam juntas no registo do trabalho, para que a fatura reflita o que foi acordado e tudo o que não foi aprovado fique assinalado em vez de escondido.
Última atualização · FortyFive
Perguntas frequentes
Uma alteração é o mesmo que uma ordem de alteração?
Em termos gerais, sim. Os contratos de construção e engenharia falam muitas vezes em trabalhos a mais ou ordem de alteração; nos serviços de campo pode falar-se em pedido de alteração ou encargo adicional. Todos descrevem uma mudança ao que foi acordado antes de o trabalho começar.
Quem deve aprovar uma alteração?
Alguém designado antecipadamente, com autoridade e limites para o fazer, normalmente do lado da empresa que responde perante o cliente final. Designá-lo antes do trabalho evita andar à procura de quem aprove no próprio dia.
Porque é que as alterações não acordadas causam tantos litígios sobre faturas?
Porque aparecem na fatura, semanas depois do trabalho, quando o contexto já se perdeu. O cliente vê um encargo que nunca aprovou e o prestador tem de reconstruir porque foi necessário.
As pequenas alterações podem ser aprovadas automaticamente?
Sim, se as tarifas e os limites acordados o permitirem. Os custos de rotina dentro de um limite definido podem ser aceites automaticamente, deixando às pessoas a decisão sobre as exceções.
Termos relacionados
Critérios de aceitação do trabalho de campo
Os critérios de aceitação do trabalho de campo são as condições concretas e acordadas que um trabalho tem de cumprir para ser aceite como concluído, e as evidências que vão mostrar que cada uma foi cumprida.
O intervalo entre a execução e o pagamento
O intervalo entre a execução e o pagamento é o tempo decorrido entre a conclusão do trabalho de campo e a receção do respetivo pagamento. Vai da conclusão às evidências, à aceitação e à faturação, até à liquidação.
Guia de procedimentos de serviços de campo
Um guia de procedimentos de serviços de campo é o conjunto de passos, verificações e evidências obrigatórias para um tipo de trabalho de campo, entregue ao técnico antes e durante o trabalho, para que todas as visitas cumpram o mesmo padrão e possam ser aceites face a ele.
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