«Hecho» y «cobrado» no son la misma palabra
Una instalación terminada, tres meses sin cobrar, porque las fotos que lo demuestran se enviaron a un chat de grupo. Por qué se pierden las evidencias de ejecución en los servicios de campo y cómo cambia eso al guardarlas con el trabajo.
- El trabajo estaba hecho.
- El equipo funciona.
- ¿Y las fotos que lo demuestran?
- En un chat de grupo. Hace tres meses. Ni rastro.
Hecho no es lo mismo que demostrado.
FortyFive guarda la prueba junto al trabajo.
- un trabajo terminado esperando a cobrarse
- 3 meses
- un trabajo terminado esperando a cobrarse
- segunda visita solo para demostrar el trabajo
- 1
- segunda visita solo para demostrar el trabajo
- fotos en el registro del trabajo
- 0
- fotos en el registro del trabajo
- 01La segunda visita que podía haberse evitado
- 02La reparación que nadie puede atribuir
- 03La factura que hay que reconstruir
- 04El pago que espera una decisión (no aparece en este caso)
- 05El coste de financiar la brecha (no aparece en este caso)
Se instaló un equipo y se puso en marcha. El equipo antiguo se retiró, tal como pidió el técnico remoto que estaba al teléfono cuando resultó que el emplazamiento no tenía conectividad. Se mire como se mire, el trabajo estaba terminado.
Tres meses después, todavía no se ha cobrado.
No porque nadie dude de que el trabajo se hizo. Sino porque las evidencias que lo demostrarían, las fotos de finalización, se hicieron ese día y se enviaron a un chat de grupo. Un trimestre después, ese chat hace tiempo que quedó atrás, y las fotos también. La única forma de recuperar la prueba es mandar a alguien de vuelta a un emplazamiento donde ya no queda nada por hacer.
El mismo trabajo, de dos maneras.
- Trabajo hecho
Equipo instalado y equipo antiguo retirado por indicación del técnico remoto.
- !Fotos enviadas a un chat de grupo
Las evidencias salen del trabajo ese mismo día.
- !Pasan las semanas
El chat sigue avanzando y las fotos se pierden con él.
- !Factura cuestionada
El cliente pide una prueba que nadie encuentra.
- Vuelta al emplazamiento para demostrarlo
Todavía sin cobrar, tres meses después.
- Trabajo hecho
El técnico sigue el procedimiento en su móvil.
- Evidencias capturadas en el trabajo
Fotos y comprobaciones en cada paso, con hora y lugar.
- Guardadas con el registro
No en un chat, un buzón de correo o un móvil.
- Revisado y aceptado
Conforme a los criterios de aceptación.
- Facturado, sin segundo viaje
El registro responde a la pregunta.
Por qué ocurre
El trabajo es la parte fácil. Lo que se pierde es todo lo que viene después de que la furgoneta se vaya del emplazamiento: demostrar qué se hizo, conseguir que se acepte, conseguir que se pague.
En una cadena de subcontratistas y traspasos, las evidencias viven donde la persona de ese día las haya dejado: un móvil, un hilo de mensajes, un buzón de correo. Nada de eso está con el trabajo. Nadie se ha equivocado; la cadena es muy buena coordinando el trabajo y apenas lo registra. Así que cuando llega una pregunta semanas después, no hay un registro único que la responda, y un trabajo terminado se convierte en una disputa sin cobrar.
El coste recae en ambos lados. El técnico o el colaborador de ejecución espera un dinero que se ha ganado. La empresa que responde ante el cliente no puede responder de un trabajo que no puede enseñar. Y alguien paga un segundo viaje para demostrar el primero.
- «Mandé las fotos el mismo día que hice el trabajo.»
- «¿De verdad tengo que volver para demostrarlo?»
Lo que les cuesta: Sin cobrar un trabajo terminado, y quizá con otro viaje a un emplazamiento donde ya no hay nada que hacer.
- «El cliente no da la conformidad sin las fotos.»
- «Y nadie las encuentra.»
Lo que les cuesta: No puede responder de un trabajo que no puede enseñar, y paga una segunda visita para demostrar la primera.
Qué hace FortyFive
FortyFive captura la prueba del trabajo en el propio trabajo: fotos, comprobaciones, mediciones y conformidad, cada una registrada frente al paso que demuestra, con la hora y el lugar en que se tomó. El procedimiento la pide como parte del trabajo, así que no depende de que alguien se acuerde de enviarla después.
Esas evidencias se quedan en el registro del trabajo. Son las mismas que utiliza el revisor para aceptar el trabajo y las mismas en las que se basa la factura. Cuando alguien pregunta, tres meses después, qué pasó en el emplazamiento, el registro responde, sin que nadie tenga que volver a subirse a la furgoneta.
No hace fáciles los trabajos difíciles. Hace que el trabajo terminado se pueda demostrar, que es lo que convierte «hecho» en «cobrado».
Less friction. More flow.
Preguntas frecuentes
¿Por qué se pierden las fotos de finalización?
Porque se guardan donde a la persona que está en el emplazamiento le pilla: un móvil, un chat de grupo, un correo electrónico. Nada de eso es el registro del trabajo, así que cuando alguien pregunta semanas después no hay nada fiable a lo que remitirse.
¿Basta una foto para demostrar el trabajo?
Solo si responde a la pregunta adecuada. Las evidencias son útiles cuando están vinculadas a la comprobación que demuestran, con la hora, la ubicación y la persona que las capturó, y se guardan con el trabajo.
¿Capturar las evidencias en el trabajo supone más trabajo para los técnicos?
Debería suponer menos. El técnico captura una sola vez lo que pide el trabajo, mientras lo hace, en lugar de tener que volver a buscarlo semanas después o regresar al emplazamiento.
Las ideas detrás de este caso
La brecha entre el trabajo hecho y el cobrado
La brecha entre el trabajo hecho y el cobrado es el tiempo que transcurre entre la finalización de un trabajo de campo y la recepción de su pago. Va desde la finalización, pasando por las evidencias, la aceptación y la facturación, hasta la liquidación.
Prueba de ejecución en los servicios de campo
La prueba de ejecución en los servicios de campo es el registro que demuestra que un trabajo se completó conforme al requisito acordado: qué se hizo, dónde, cuándo y quién lo hizo, frente a qué criterios de aceptación y quién lo aceptó.
Informe digital de emplazamiento
Un informe digital de emplazamiento es el registro de una visita de campo capturado en un móvil o una tableta mientras se hace el trabajo: qué se hizo en cada comprobación requerida, con fotos, resultados de pruebas, mediciones, hora, ubicación y conformidad.